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Déménagement administratif : comment réussir en douceur le changement d'adresse de l'entreprise ?

Dernière mise à jour le 23/05/2022 14:17:02

Votre entreprise déménage ? Beaucoup de changements sont à prévoir, et pour réussir l’installation dans de nouveaux locaux, une bonne préparation est nécessaire. De la bonne communication auprès des employés à la continuité de l’activité, voici le guide du déménagement d’entreprise !

 

Les motivations du changement d’adresse de l’entreprise

Selon l’AFDE (Agence Française du Déménagement d’Entreprise), une entreprise déménage tous les trois à cinq ans en moyenne. Plusieurs raisons peuvent expliquer ce besoin de changement. Tout d’abord, c’est le besoin de pousser les murs ! Avec les années, l’entreprise s’agrandit et embauche des salariés. Pour des conditions de travail optimales propices au mieux-être des salariés, il devient nécessaire d’avoir des espaces plus vastes ou des locaux mieux situés, à proximité des transports en commun par exemple. D’autres causes, juridiques ou fiscales par exemple, peuvent expliquer la délocalisation de l’entreprise. Dans d’autres cas, c’est l’image de la société qui est en jeu, et il devient intéressant de domicilier l’entreprise, par exemple, dans une grande ville comme Paris ou Lyon. Le code postal ou la présence d’un site spécifique peuvent aussi inciter à déménager. Mais, le plus souvent, en dehors des motifs stratégiques, le changement d’implantation de l’entreprise est lié à des raisons économiques. C’est un moyen de réduire les coûts et les charges. C’est la raison pour laquelle l’entreprises cherche à se rapprocher de ses clients et fournisseurs, fusionner plusieurs sites de production, choisir des locaux moins énergivores…

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Demander des devis et connaître les tarifs pour le déménagement de l’entreprise

Le déménagement d’une entreprise, c’est toute une organisation ! En amont, une étude de faisabilité est menée. De nombreux paramètres seront à prendre en compte pour déterminer l’intérêt d’un déménagement et établir les premiers éléments du planning. À partir de là, un devis établi par un déménageur professionnel donnera une idée du budget à prévoir. De nombreux éléments vont entrer en compte dans le calcul de l’enveloppe financière. Le secteur d’activité (hôtellerie-restauration, santé, services…) a une incidence sur le transport des affaires, selon qu’il y ait ou non des équipements spécifiques, de production industrielle par exemple. Il faudra réaliser un premier inventaire des biens de l’entreprise pour connaître le volume des affaires à transporter. Comme pour les particuliers, le prix du déménagement dépendra du volume des biens en mètres cubes et de la distance à parcourir. On comptabilise aussi le nombre de postes de travail. La configuration des lieux et leur accessibilité entrent aussi en compte dans le calcul des coûts. Des frais annexes pourront s’ajouter, par exemple la location d’un garde-meuble ou la gestion des opérations de transfert…

Bien communiquer auprès de ses collaborateurs autour du déménagement

Le déménagement d’une entreprise, c’est un changement important ! Les salariés peuvent se sentir perturbés à l’idée de quitter des locaux dans lesquels ils ont leurs repères et leurs habitudes. Il est donc essentiel de bien communiquer auprès des collaborateurs pour que chacun trouve sa place. La cohésion de toute l’équipe implique aussi de solliciter l’ensemble des services, du service RH (ressources humaines) aux services administratifs. Les membres du comité d’entreprise (CE) a aussi un rôle à jouer, de même que les représentants syndicaux. C’est à cette condition que chaque collaborateur de l’entreprise se sentira informé et rassuré. La communication liée au déménagement doit être aussi transparente et complète que possible. Tous les moyens sont bons : les mails ou l’Intranet de l’entreprise (site, newsletter) seront privilégiés. Il s’agit de donner des informations précises, par le biais d’un planning détaillant le déroulement et l’avancement du déménagement. Certaines tâches pourront être déléguées à des salariés référents. Une visite des futurs locaux pourra être effectuée deux à trois mois avant le déménagement. Un livret d’accueil et de bienvenue comportant le règlement interne de l’entreprise pourra aussi être remis au moment de l’entrée dans les locaux. Enfin, il est important de mettre en place une communication externe vis-à-vis des clients et prestataires de l’entreprise. Ces derniers seront informés intelligemment du transfert d’activité. Flyers, annonces dans la presse et réseaux sociaux permettront de garder le lien et de renforcer la notoriété de l’entreprise. Pour une installation réussie !

Le déménagement des bureaux et du matériel informatique en toute sérénité

Le déménagement d’une entreprise demande énormément d’organisation et de préparation. Souvent, le mobilier et les équipements sont importants. En fonction de la taille de l’entreprise, on peut compter plusieurs tonnes d’équipements. De la petite fourniture de bureau au matériel bureautique (sièges de bureau, ordinateurs), on trouve de tout dans les locaux d’une entreprise ! Certains objets ont aussi une valeur juridique et financière, souvent à caractère confidentiel. D’autres sont beaucoup trop lourds pour envisager de se débrouiller tout seul : une photocopieuse par exemple, qui pèse généralement plus de 100 kilos. Il est donc crucial de dédier au déménagement une équipe de professionnels pour inventorier et transporter dans de bonnes conditions les biens à déménager. Seuls des experts seront à même d’assurer la mise en sécurité puis la remise en service des équipements informatiques. Ils disposent d’un matériel dédié à la manutention et au transport mais aussi d’un savoir-faire spécifique, avec des solutions de nettoyage et de stockage. Des étiquettes au nom de chaque salarié pourront être utiles au moment de la répartition dans les cartons. La direction de l’entreprise doit aussi avoir en tête l’arrivée sur place. Une équipe de designers et de décorateurs pourra se charger d’équiper et d’aménager les lieux pour assurer l’installation des salariés dans leurs nouveaux locaux. Un temps de transition, avec des plages horaires en télétravail, pourra être prévu pour plus de confort.

Les obligations légales et les formalités à accomplir par l’entreprise lors d’un déménagement

Les formalités à accomplir sont très nombreuses, raison de plus pour faire appel à un professionnel. La déclaration de la nouvelle adresse devra impérativement être faite auprès des organismes compétents. Il s’agit d’une obligation légale. L’organisme auprès de qui effectuer la déclaration dépendra de la taille et du statut de l’entreprise (ou micro-entreprise). L’entrepreneur individuel se contente de déclarer la nouvelle adresse à l’URSSAF. En ce qui concerne les sociétés, un dossier devra être déposé auprès du CFE (Centre de Formalités des Entreprises) pour demander le transfert de siège social. À l’issue de cette démarche, l’entrepreneur recevra un nouvel extrait Kbis. Il est important de mettre ensuite à jour l’ensemble des supports de communication et documents administratifs de l’entreprise. Cela inclut les mentions légales du site Internet, la signature des mails ou encore les coordonnées sur les factures et devis.

Pour être sûr de penser à tout, il est bon de prévoir une check-list déménagement pour l’entreprise. En premier lieu, la résiliation du bail doit se faire par courrier recommandé avec avis de réception. Un bail commercial a une durée de trois ans, on peut y mettre fin sans motif à l’issue de ce délai (qui courre à dater de la signature). Parmi les démarches, on compte aussi le transfert de l’abonnement Internet : résilier le précédent contrat et souscrire à une box Internet fait partie des indispensables. Il faut également penser aux contrats eau, gaz et électricité, comme pour les particuliers. Les comptes bancaires pourront également être transférés dans une agence locale. Sans oublier les différents contrats d’assurance !

Effectuer le transfert de courrier de l’entreprise via La Poste

Informer ses clients, cela prend du temps ! Sans compter que les clients ne sont pas les seuls concernés : fournisseurs et prestataires sont aussi susceptibles d’envoyer du courrier. Pour garder le lien avec son réseau, il est essentiel d’envisager une solution de continuité. Cela passe, le plus souvent, par le suivi de courrier La Poste. La Poste propose trois formules de déménagement destinées aux professionnels. La première est la « Réexpédition définitive nationale ». Le courrier et les petites marchandises seront transférés automatiquement vers votre nouvelle adresse en France et outre-mer. Cela vous coûtera 135 euros, valable 12 mois, ou 250 euros, valable 24 mois. En cas de changement d’adresse temporaire, la deuxième formule, « Réexpédition temporaire nationale », est intéressante. En cas de fermeture provisoire (congés) ou de mobilité professionnelle récurrente, il est possible de faire suivre son courrier durant une période bien définie. En fonction de la durée, de quinze jours à un an, le prix peut aller de 68,50 euros à 190 euros. Là aussi, il faut s’organiser car un délai de mise en place par la Poste est à prévoir.

 

Le déménagement d’une entreprise étant peu soumis aux aléas saisonniers, il est possible de transférer l’activité à tout moment de l’année. Mais, au vu des nombreux changements induits par un déménagement, une bonne organisation s’impose. Il faut étudier aussi bien les contrats des salariés que les assurances liées au matériel de l’entreprise. Il faudra aussi anticiper une période de transition, car il arrive que des archives ou des stocks soient perdus ou endommagés pendant le transport. Pour assurer la continuité et l’image positive de l’entreprise, les clients seront informés du déménagement.

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